ما هو مظروف المستندات؟

مظروف المستندات سجل واحد يحمل كل ما ينتجه سير عمل المستند: الملفات التي ترسلها، وضوابط الرابط، وجلسات قراءة كل مشاهد، والموقّعين وترتيبهم، وسجل التدقيق لما حدث ومتى. عندما يقول أحدهم إنه «أرسل مظروفًا»، فهو يقصد أنه أرسل مستندًا ومعه سجله الكامل.

الملف وحده لا يثبت شيئًا. يخبرك البريد الإلكتروني أن الرسالة وصلت، لكنه لا يخبرك هل فُتح المرفق، أو قُرئ بعد الصفحة الأولى، أو وقّعه الشخص المقصود. المظروف يُبقي الدليل والمستند معًا، حتى لا تكون كلمة «أُرسل» آخر ما تعرفه.

• المستندات: ملف واحد أو أكثر بترتيب ثابت، مع تعديلات الصفحات مثل إعادة الترتيب أو الحذف قبل الإرسال.

• ضوابط الرابط: كلمة مرور، وتاريخ انتهاء، وعناوين بريد إلكتروني ونطاقات مسموح بها، وقواعد التنزيل والطباعة، والإيقاف.

• دليل القراءة: جلسات المشاهدة مع الوقت في كل صفحة، والزيارات المتكررة، والجهاز، والمنطقة.

• الموقّعون: لكل منهم دور (موقّع، أو معتمد، أو شاهد، أو نسخة)، وترتيب في المسار، وتحقق اختياري من الهوية قبل التوقيع.

• أحداث التدقيق: أُنشئ، أُرسل، فُتح، عُرضت صفحة، تمت الموافقة، تم التحقق من الهوية، وُقّع، اكتمل، وغيرها. ولكل حدث طابع زمني.

يمكن توجيه الموقّعين واحدًا تلو الآخر، أو جميعًا في وقت واحد، أو بمزيج من الاثنين. وعند تفعيل التحقق من الهوية، يؤكد كل موقّع رمزًا لمرة واحدة يصل إلى بريده الإلكتروني قبل التوقيع. ويُسجَّل كل تحقق في سجل التدقيق نفسه مع القراءات.

الإتمام يختم السجل. يُصدر المظروف شهادة الإتمام مع بصمات تشفير لملف PDF الموقّع ولسجل التدقيق، ويمكن لأي شخص التحقق من النتيجة عبر صفحة تحقق عامة دون حساب. ويبقى سجل القراءة السابق للتوقيع مرفقًا بالمظروف، وهذا هو المقصود.