توضح هذه الإرشادات كيفية استجابة Sharkforce Inc.، وهي شركة مؤسسة وفق قوانين كندا (الاتحادية)، لطلبات جهات إنفاذ القانون وغيرها من السلطات الحكومية للحصول على بيانات تتعلق بـ Docshark. وهي تهدف إلى مساعدة السلطات على توجيه الطلبات إلى الطرف الصحيح وتقديم إجراء قانوني صحيح. وهي ليست مشورة قانونية ولا تتنازل عن أي حق أو اعتراض متاح لـ Sharkforce أو عملائها.
1. النطاق ومن يتحكم في البيانات
Docshark خدمة لإرسال الوثائق والتوقيع الإلكتروني تستخدمها المنظمات (عملاؤنا) لإرسال الوثائق إلى موقّعيها. وبالنسبة لأغلب البيانات المتعلقة بالموقّعين والوثائق التي يتلقّونها — بما في ذلك محتوى المظاريف وأسماء الموقّعين ونشاط التوقيع — تكون المنظمة العميلة هي المتحكم في تلك البيانات، وتعمل Sharkforce بوصفها معالِجًا نيابةً عن العميل. ولذلك ينبغي عادةً توجيه طلبات بيانات الموقّعين أو الوثائق إلى المنظمة العميلة المعنية، فهي الأقدر على تحديد سجلاتها وإنتاجها. وستمتنع Sharkforce عمومًا عن إنتاج بيانات العميل دون مشاركته إلا حين يقتضي القانون خلاف ذلك.
2. كيفية تقديم الطلب
أرسِل الإجراء القانوني الصحيح إلى legal@doc-shark.com. Sharkforce شركة كندية (اتحادية)، لذا نتوقع إجراءً قانونيًا كنديًا. وعلى السلطات الأجنبية أن تتقدم عمومًا عبر معاهدة المساعدة القانونية المتبادلة (MLAT)، أو الإنابات القضائية (letters rogatory)، أو قناة معترف بها أخرى تُفضي إلى إجراء قانوني كندي أو أمر من محكمة كندية. وأدرِج الجهة الطالبة، واسم الضابط المسؤول وبيانات التواصل معه، والسند القانوني للطلب، ووصفًا دقيقًا للبيانات المطلوبة، وأي موعد نهائي. وقد تُعاد الطلبات المبهمة أو المفرطة في الاتساع أو غير المدعومة بإجراء صحيح طلبًا للإيضاح.
3. ما الذي نشترطه
نشترط إجراءً قانونيًا صحيحًا ومناسبًا للبيانات المطلوبة — كاستدعاء أو أمر محكمة أو مذكرة صادرة بموجب القانون المنطبق. وكلما زادت حساسية البيانات ارتفع مستوى الإجراء الذي نتوقعه (فمحتوى الوثائق مثلًا يتطلب عادةً مذكرة أو أمر محكمة مكافئًا). ولا تفصح Sharkforce عن البيانات طوعًا، ولن تفعل ذلك إلا حين تُلزَم بإجراء قانوني صحيح أو حين يكون الإفصاح مسموحًا به أو مطلوبًا بموجب القانون بطريقة أخرى. وقد نعترض على الطلبات غير السليمة أو المفرطة في الاتساع أو المعيبة قانونًا أو نسعى إلى تضييقها أو إبطالها.
4. البيانات التي قد تكون متاحة
بحسب الطلب والإجراء المنطبق، قد تشمل البيانات المتاحة من Sharkforce سجلات الحساب والفوترة والمسؤولين الخاصة بمنظمة عميلة، وبيانات وصفية لسجل التدقيق أو المظاريف كالطوابع الزمنية وسجلات الأحداث. أما محتوى الوثائق وغيره من بيانات العميل فلا يُنتَج إلا بإجراء قانوني مناسب، وعند الاقتضاء بمشاركة العميل المتحكم في تلك البيانات. ولا يمكننا إنتاج سوى البيانات التي نحوزها فعلًا بالصورة التي نحوزها بها؛ وقد تُخزَّن بعض المعلومات (كعناوين IP) على هيئة قيم مُجزّأة أحادية الاتجاه لا يمكن عكسها.
5. إشعار العملاء والمستخدمين
سياستنا هي إشعار المنظمة العميلة المتأثرة قبل الإفصاح عن البيانات استجابةً لطلب، كي يتسنى للعميل السعي إلى تقييد الطلب أو الطعن فيه، ما لم يكن إشعارنا محظورًا قانونًا (كأن يصدر أمر صحيح بعدم الإفصاح) أو ما لم تكن هناك حالة طوارئ تنطوي على خطر ضرر جسيم. وحيثما كان الإشعار محظورًا لمدة محددة فقط، فسنقدّمه بعد انقضاء الحظر متى كان ذلك مشروعًا وعمليًا.
6. طلبات الطوارئ
في حالة طوارئ حقيقية — حين نعتقد بحسن نية أن ثمة خطرًا وشيكًا يهدد حياة شخص أو يعرّضه لأذى جسدي جسيم — قد تُفصح Sharkforce عن قدر محدود من المعلومات اللازمة للتصدي لذلك الخطر، بما يتوافق مع القانون المنطبق. وينبغي وسم طلبات الطوارئ بوضوح بهذه الصفة، وإرسالها إلى legal@doc-shark.com، وتضمينها تفاصيل كافية تتيح لنا تقدير طبيعة الخطر ومدى إلحاحه والبيانات المحددة اللازمة للتصدي له.
7. حفظ البيانات والاحتفاظ بها
ستنظر Sharkforce في الطلبات الموجَّهة على نحو سليم لحفظ سجلات محددة ريثما يصدر إجراء قانوني صحيح، بما يتوافق مع القانون المنطبق وممارساتنا في الاحتفاظ بالبيانات. ولا يُلزمنا طلب الحفظ بإنشاء بيانات أو جمعها ما كنّا لنحوزها أصلًا، ولا يُفضي إلى إفصاح؛ فالإفصاح يظل مشروطًا بإجراء قانوني صحيح كما هو موضّح أعلاه. وتُحفظ السجلات وتُحذف فيما عدا ذلك وفق اتفاقياتنا مع العملاء وإشعار خصوصية Docshark.
8. التكاليف وجهة التواصل
قد تطلب Sharkforce استرداد التكاليف المعقولة للاستجابة للإجراء القانوني حيثما سمح القانون بذلك. وجِّه جميع طلبات إنفاذ القانون والسلطات الحكومية والاستفسارات حول هذه الإرشادات وطلبات الإفصاح الطارئ إلى legal@doc-shark.com. ولا يُنشئ إرسال طلب إلى هذا العنوان بحد ذاته أي التزام بالإفصاح عن البيانات؛ فأي إفصاح يخضع للمتطلبات المبيّنة أعلاه.