ما الذي تغيّر في دوكشارك هذا الصيف

يسأل معالج الإعداد إن كنت تعمل بمفردك أو مع فريق، وما الأعمال التي تريد إنجازها، ومن يحتاج إلى الوصول. بعد إنشاء مساحة العمل، يمكنك اختيار مهمة تدريبية للمشاركة أو التوقيع أو غرف البيانات. تستخدم المهام محتوى توضيحيًا، وتحفظ تقدمك بين الزيارات، وتوضح موضع الأدوات على الشاشة. يتولى الإعداد دعوات الفريق عند توفر المقاعد. ويمكن لمساحات العمل المؤهلة بدء تجربة لخطة الأعمال مدتها 14 يومًا من لوحة التحكم دون إدخال بطاقة عند البدء.

تجمع صفحة دوكشارك الرئيسية الأعمال الحالية في مكان واحد: طلبات التوقيع، وأسئلة الغرف التي تنتظر ردًا، والروابط القريبة من الانتهاء، والمظاريف التي توقف تقدمها. وتعرض كذلك القرّاء الأخيرين والمستندات الأكثر قراءة. يقود كل عنصر إلى الغرفة أو الرابط أو المظروف المرتبط به، فتستطيع متابعة النشاط من مصدره.

المكتبة هي نقطة البداية للملفات المستخدمة في غرفة أو رابط مشاركة أو مظروف. ارفع المستندات أو استوردها، ونظمها في مجلدات، واختر الملفات الموجودة عند تجهيز الخطوة التالية. يمكن ربط Google Drive لتصفح الملفات واستيرادها. تعرض أدوات اختيار المستندات وقوائم المكتبة الكبيرة النتائج على صفحات، لتظل المجموعة المتنامية قابلة للاستخدام دون تحميل كل الملفات دفعة واحدة.

يمنح طلب الملفات شخصًا خارج مساحة عملك رابط رفع إلى مجلد تختاره. يستطيع إرسال الملفات دون إنشاء حساب دوكشارك. يمكن للمالك طلب عنوان بريد إلكتروني أو رمز مرور، وتحديد تاريخ انتهاء، وتقييد أنواع الملفات وحجمها، ومراجعة عدد الملفات المرفوعة، وإلغاء الرابط. تصل المواد إلى المجلد الذي سيعمل عليه الفريق.

تجمع نماذج الويب المعلومات المصاحبة للمستند: الأسماء والإجابات والتواريخ والحقول الأخرى التي تحددها. أنشئ نموذجًا، وانشر رابطه، وراجع الردود في دوكشارك. يمكن للنموذج جمع البيانات وحدها أو استخدام قالب اتفاقية تختاره لإنشاء مظروف من الرد. بذلك يبدأ جمع البيانات والتوقيع من المدخل نفسه.

يمر إنشاء الغرفة باسمها والغرض منها، والملفات والمجلدات، وقواعد الوصول، وتفاصيل الإطلاق. تعرض المعاينة ما سيراه الزائر قبل المشاركة، ويمكن استكمال المسودة المحفوظة لاحقًا. بعد فتح الغرفة، تتوفر قائمة ضيوف ومجموعات وأدوات لإدارة العضوية. ويمكن أيضًا ضبط الوصول لكل ملف ومجلد، بحيث تضم الغرفة مواد لأشخاص مختلفين دون إنشاء غرفة منفصلة لكل مجموعة.

يمكن للغرفة استخدام ضيوف ومجموعات مدعوة، مع قواعد للبريد الإلكتروني أو النطاق عند الدخول. يستطيع المالكون بعد ذلك تحديد الملفات والمجلدات التي تفتحها كل مجموعة. وللغرفة أيضًا أدوات للوصول واتفاقية عدم الإفصاح والعلامة المائية. أما روابط المشاركة المنشأة من مواد الغرفة فلها إعداداتها الخاصة ويمكن تخصيص مظهرها، لتختلف جهة الرابط وطريقة عرضه عن الغرفة.

لكل رابط مشاركة سياسة وصول مستقلة. يمكنك تحديد المشاهدين، وإضافة كلمة مرور أو رمز، وتعيين تاريخ انتهاء، والتحكم في التنزيل والطباعة، وتطبيق علامة مائية، وإلغاء الوصول. ويمكن إرسال الدعوة بالبريد عند إنشاء الرابط. وللرابط المحمي، شارك كلمة المرور بصورة منفصلة. تخص هذه الخيارات الرابط نفسه حتى إن كان الملف داخل غرفة بإعدادات افتراضية مختلفة.

يعرض إثبات القراءة وتحليلات الغرف مرات الفتح بمرور الوقت، وعدد المشاهدين الفريدين، والوقت المقضي، والزيارات المتكررة، والاهتمام بكل صفحة، والقرّاء الأخيرين. تضيف ملخصات الجهاز والمنطقة سياقًا آخر. تعيد ميزة عرض الجلسة بناء مسار القراءة صفحةً بصفحة من أحداث المشاهدة المسجلة. ويمكن تصدير النشاط في ملف CSV خام أو تقرير PDF.

تتيح قوالب الاتفاقيات للفريق إعداد البنية مرة واستخدامها مجددًا. يمكنك البدء بقالب، وتحرير المواضع المخصصة، ومراجعة تاريخ الإصدارات، ومقارنة التعديلات. ويمكن استخدام مستندات Word مصدرًا لقالب أو مظروف. ينقل محرر الاتفاقيات حقول التوقيع وخياراتها، ومنها القيم الافتراضية والتحقق والظهور والحقول المرتبطة والحسابات، إلى الاتفاقية التي يراها المستلم.

لإرسال اتفاقية، اختر المستند أو القالب، وأضف المستلمين، وحدد أدوارهم وترتيب التوقيع، وضع الحقول، ثم راجع المظروف. ويمكن إدخال مستند من الغرفة في مسار التوقيع نفسه. يمكن تمرير مسودات المظاريف على مراجعة داخلية أولًا، بحيث يراجعها الأشخاص بالتتابع أو معًا. يستطيع المراجع الموافقة أو الرفض مع ملاحظة، ويدعم صندوق الوارد اتخاذ قرارات لطلبات متعددة.

يستطيع الأعضاء فتح طلبات التوقيع المعلقة في واجهة التوقيع المدمجة. ويمكن للموقّعين تعبئة الحقول من الهاتف والعودة إلى العمل غير المكتمل بعد إعادة تحميل الصفحة. تعرض صفحات المظروف والغرفة تقدم المستلمين ونشاط المستند عند تغيرهما. وتتوفر للمرسل أدوات تذكير يدوية للمتابعة. بعد اكتمال التوقيع، يصبح ملف PDF النهائي وشهادته متاحين للعرض أو التنزيل، مع سجل تدقيق لخطوات التوقيع.

تحوّل النماذج التوقيعية قالب اتفاقية جاهزًا إلى رابط توقيع قابل لإعادة الاستخدام. يحدد المنشئ العنوان والوصف والمظهر العام، ويعاين الصفحة، ثم ينشر الرابط أو يوقفه مؤقتًا. يدخل كل زائر اسمه وبريده الإلكتروني ويوقّع اتفاقية منفصلة. يبقى القالب مصدرًا مشتركًا، بينما يكون لكل رد مظروفه وسجل توقيعه الخاص.

قد تنشأ أعمال أخرى بعد المظروف الأول. تربط إجراءات الاتفاقيات حدثًا في المظروف الأصلي بمظروف لاحق مبني على قالب محدد؛ يربط المالك أدوار الموقّعين، ويعاين حالة مطابقة، ثم يفعّل القاعدة أو يوقفها. وتتابع التزامات ما بعد التوقيع مهمة تسليم أو تجديدًا مرتبطًا بالمظروف الأصلي، مع مسؤول وموعد استحقاق وحالة وخيار لتأجيل الموعد. يبقى الملف الموقّع مرتبطًا بالعمل الذي يليه.

تُدار عضوية مساحة العمل والدعوات والأدوار من قسم الفريق. يربط استيراد Google Drive الملفات الخارجية بمكتبة دوكشارك. ويمكن إعداد خطافات الويب لأحداث محددة، مع سجل تسليم لمراجعة ما أُرسل. توجد هذه الأدوات بجانب مسارات المستندات، ليستطيع من يعملون على غرفة أو اتفاقية استخدام إعدادات مساحة العمل نفسها.

استكشف مسارات العمل الواردة في هذا التحديث ضمن توثيق دوكشارك: غرف البيانات، وإثبات القراءة، وطلبات الملفات، والتوقيعات. يشرح دليل تتبع من قرأ ملف PDF إشارات القراءة بمزيد من التفصيل.